בית / עסקים / יזמות / השגרה היומית שהמומחים ממליצים עליה להשגת שיא היעילות
colored-pencils-605291_640

השגרה היומית שהמומחים ממליצים עליה להשגת שיא היעילות

יעילות, איך משיגים אותה באמת?

בשנת 1918, היה צ’ארלז מ. שוואב אחד האנשים העשירים ביותר בעולם.

שוואב היה מנכ”ל חברת Bethlehem Steel Corporation, יצרנית הספינות הגדולה ביותר ויצרנית הפלדה השנייה בגודלה באמריקה בזמנו. הממציא המפורסם תומס אדיסון קרא לשוואב "אדון הפעלתנים". הוא כל הזמן חיפש יתרונות על פני מתחריו.

יום אחד, ב-1918, בחיפושיו אחר דרכים לייעל את הצוות שלו ולשפר את האופן בו דברים נעשים, שוואב ארגן פגישה עם יועץ היעילות המכובד אייבי לי.

לי היה איש עסקים מצליח בזכות עצמו, והיה זכור בתור אחד מסוללי הדרך בתחום יחסי הציבור. לפי הסיפור, שוואב הביא את לי למשרדו ואמר, "תראה לי דרך בה אוכל לעשות יותר דברים".

"תן לי רבע שעה עם כל אחד מהמנהלים שלך", ענה לי.

"כמה זה יעלה לי", שאל שוואב.

"זה לא יעלה לך דבר", ענה לי. "אלא אם כן השיטה שאתן לך תעבוד. בעוד שלושה חודשים, תוכל לשלוח לי צ'ק על סך כמה שאתה מרגיש שזה היה שווה לך".

השיטה של אייבי לי:

במהלך 15 שוואב הדקות שלו עם  , הסביר לי את השיטה הפשוטה שלו להשגת היעילות:

  1. בסוף של כל יום עבודה, רשום את ששת הדברים החשובים ביותר שיש לבצע מחר. אל תרשום יותר מ-6 משימות.
  2. סדר את המשימות האלה לפי החשיבות האמיתית שלהן.
  3. כאשר תגיע לעבודה למחרת, התרכז רק במטלה הראשונה. עבוד עד שתסיים את המשימה הראשנה לפני שתתחיל את המשימה השניה.
  4. התייחס לשאר הרשימה באותה צורה. בסוף כל יום, הזז את המשימות שלא בוצעו באותו יום אל היום הבא.
  5. חזור על התהליך בכל יום עבודה.

שיטה זו נשמעת פשוטה, אך שוואב וקבוצת המנהלים שלו ב"Bethlehem Steel Corporation" החליטה לנסות אותה. כעבור שלושה חודשים, שוואב היה כה מרוצה מההתקדמות החברה שלו, שהוא ביקש מלי להגיע למשרדו ונתן לו צ'ק על סך 25,000 דולר.

צ'ק בן 25,000 דולר אז הוא כמו שיק בן 400,000$ בשנת 2015.

 

שיטת תיעדוף המטלות של אייבי לי נראית פשוטה עד כדי טיפשית. איך דבר כל כך פשוט יכול להיות שווה כל כך הרבה כסף?

מה גורם לה להיות כל כך אפקטיביתשום

בלאגן לא עוזר ליעולות
בלאגן לא עוזר ליעילות

 

על ניהול נכון של סדרי עדיפויות ויעילות

שיטת היעילות של אייבי לי משתמשת ברעיונות רבים שתיארתי פה בעברוהנה הסיבות ליעליוה:

היא פשוטה דיה כדי לעבוד. הביקורת העיקרית המופנית כלפי שיטות כאלה היא שהן בסיסיות מידי. הן לא מתחשבות בכל האתגרים והקשיים של החיים. כיצד ננהג במקרה חירום? ומה בנוגע לניצול הטכונולגיה החדישה לצרכינו? מנסיוני, מורכבות היא חולשה לעיתים קרובות, כיוון שהיא מקשה עליך לחזור למסלול. כן, מקרי חירום והסחות דעת בלתי-צפויות יקרו. התעלמו מהם כמה שאפשר, התמודדו עמם כאשר אתם חייבים, וחזרו לביצוע רשימת המטלות המתועדפת שלכם ברגע שניתן. השתמשו בחוקים פשוטים על מנת להנחות התנהגות מורכבת.

היא מאלצת אותך לקבל החלטות קשות. אני לא מאמין כי יש משהו קסום במספר שש, אותו לי מציע כמספר המטלות החשובות לכל יום. באותה מידה, אלה יכולות להיות 5 מטלות חשובות בכל יום. אולם, אני מאמין כי יש משהו קסום בהצבת גבולות לעצמך. אני חושב שהדבר היחיד הטוב ביותר לעשות כשיש לך יותר מידי רעיונות (או כשאתה המום מכמות הדברים שיש לבצע) הוא לצמק את הרעיונות שלך ולהפטר מכל מה שאינו הכרחי בהחלט. אילוצים יכולים לשפר אותך.

היא מבטלת את החיכוך של ההתחלה. האתגר הגדול ביותר בלסיים מטלה הוא להתחיל אותה (לקום מהספה יכול להיות מאתגר, אך כשכבר התחלת לרוץ קל יותר לסיים את האימון). שיטתו של לי מכריחה אותך להחליט מהי המטלה הראשונה בערב שלפני יום העבודה. השיטה הזו יעילה מאוד עבורי.

היא מאלצת אותך לעשות סינגל-טאסקינג. החברה המודרנית אוהבת מולטיטאסקינג. המיתוס של המוליטיטאסקינג הוא שלהיות עסוק יותר פירושו להיות מוצלח יותר. ההפך הוא הנכון. סדר עדיפויות קצר יותר מביא לעבודה טובה יותר. הביטו במומחים עולמיים בכל תחום – ספורטאים, אמנים, מדענים, מורים, מנכ"לים – ותגלו תכונה אחת המשותפת לכולם: ריכוז. הסיבה פשוטה. אי אפשר להיות מעולה במשהו אחד אם אתה כל הזמן מפצל את הזמן שלך ל-10 כיוונים שונים. התמחות דורשת ריכוז ועקביות.

בשורה התחתונה? עשו את הדבר החשוב ביותר בתחילת היום. זהו טריק היעילות היחיד שתצטרכו.

 

 

FacebookTwitterGoogle+WhatsAppShare

תגובות

אולי יעניין אותך גם

הצלחה עסקית

16 החוקים שיובילו את העסק שלכם להצלחה.

20 אחוז מהעסקים מרוויחים 80 אחוז מהרווחים בכל ענף. למה הם מרוויחים יותר מאחרים?  אם ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים